Al celebrar un contrato, las partes comerciales no deben hacerse ilusiones sobre los matices de los términos y condiciones que están acordando, incluidas las posibles consecuencias de cualquier deficiencia contractual, antes de firmar en la línea punteada.

Idealmente, para evitar verse comprometidas, las partes deben practicar una gestión efectiva de contratos: es decir, los procesos y procedimientos que las empresas pueden implementar para gestionar la negociación, ejecución, ejecución, modificación y terminación de contratos con varias partes, incluidos clientes, proveedores, distribuidores, contratistas y empleados.

Prueba de la necesidad de la gestión de contratos es la Asociación Mundial de Comercio y Contratación (WorldCC), que considera que la disciplina es esencial, particularmente en un mundo donde, según la última actualización del comercio mundial de la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD), el valor del comercio mundial fue de aproximadamente $ 32 billones en 2022.

«El comercio y las relaciones comerciales están en la base de la sociedad humana, permitiendo la prosperidad e impulsando el beneficio social», afirma el WorldCC. «Su éxito depende no sólo de la invención continua de productos y servicios, sino también del establecimiento de normas, prácticas y comportamientos apropiados e innovadores para regir el intercambio de esos productos y servicios.

«Vivimos en un mundo de cambios rápidos», continúa el WorldCC. «La creciente velocidad de la invención, la mayor diversidad en los tipos de intercambio que se producen y los mercados cada vez más globales han contribuido a un entorno mucho más complejo para el comercio. Este entorno turbulento ha llevado a una necesidad de innovación constante en las reglas comerciales y las prácticas de contratación, lo que a su vez ha llevado a una necesidad de una competencia comercial e inteligencia emocional mucho mayores».

Según WorldCC, existe una creciente conciencia del valor que proviene de la excelencia en la gestión de contratos, una disciplina general que, en muchos aspectos, está llegando a la mayoría de edad debido a nuestro mundo conectado y la variedad y complejidad de las relaciones comerciales.

Asimismo, Helen Alder, jefa de desarrollo de productos y conocimiento del Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), cree que la gestión de contratos debe estar en el corazón de las relaciones con los proveedores de una empresa, para que cada parte entienda sus obligaciones y las de la otra parte. «Hay dos partes en la gestión de contratos, y cada una es igualmente importante: la etapa previa a la adjudicación y la etapa posterior a la adjudicación», sostiene.

» Existe una creciente conciencia del valor que proviene de la excelencia en la gestión de contratos, una disciplina general que, en muchos aspectos, está llegando a la mayoría de edad debido a nuestro mundo conectado y la variedad y complejidad de las relaciones comerciales. «

En primer lugar, la etapa previa a la adjudicación es cualquier trabajo que tenga lugar antes de la firma de un contrato. Durante esta etapa, es importante hacer preguntas clave. ¿Por qué se establece el contrato? ¿Cómo satisface las necesidades del negocio? ¿Podrá el proveedor entregar? ¿Cómo se gestionará el contrato una vez adjudicado? ¿Cuáles son los riesgos si el acuerdo fracasa?

En segundo lugar, la etapa posterior a la adjudicación es donde entran en juego la gestión y el mantenimiento de los contratos. Además, esta etapa puede dividirse en tres etapas: (i) prestación de servicios, lo que significa garantizar que el servicio se preste con los niveles de rendimiento y calidad acordados; ii) relación con el proveedor, que abarca el mantenimiento y desarrollo de una relación abierta y constructiva; y iii) la administración del contrato, que entraña la gestión formal del contrato.

«Es esencial que las empresas comprendan el alcance de sus contratos y las categorías de gasto», continúa Alder. «Cada negocio es diferente, por lo que se debe encontrar una solución que se adapte a sus necesidades. Además, con una estrategia de gestión de contratos, las empresas pueden maximizar el valor de esos contratos y minimizar la exposición al riesgo, mejorando así la entrega de los proveedores y teniendo mejores líneas de comunicación».

Claramente, las empresas deben considerar cuidadosamente las etapas previas y posteriores a la adjudicación de la gestión de contratos, particularmente para contratos a gran escala que son de alto valor y conllevan más riesgos. Si bien un mal contrato puede hacer que una empresa pierda dinero, es probable que un buen contrato cree relaciones comerciales sólidas a largo plazo.

Pasar por alto

A pesar de la obvia importancia de la función de gestión de contratos, en muchos casos las empresas pasan por alto la disciplina, prefiriendo centrarse en lo que creen que son los aspectos más «atractivos» de una relación comercial.

«La gestión de contratos a menudo se descuida porque no se considera un trabajo emocionante», sugiere Supply Chain Hub. «Muchos profesionales de la cadena de suministro prefieren centrarse en la parte delantera del proceso de abastecimiento estratégico, como la investigación y el análisis, la creación de redes, la redacción del contrato perfecto y la negociación de acuerdos multimillonarios. Sin embargo, el mejor contrato negociado no significa mucho si no se puede ejecutar bien».

Otro descuido en la gestión de contratos es centrarse demasiado en el contratista o proveedor. Como regla general, los contratistas generalmente tienen un incentivo para tener éxito en el cumplimiento de su contrato porque desean continuar su relación comercial y mantener una buena reputación en el mercado, una alineación que puede reforzarse aún más con una compensación basada en el desempeño basada en el cumplimiento de hitos y métricas de rendimiento o sanciones por objetivos incumplidos.

También existe el problema de que en la ejecución de contratos, es posible que no se cumplan las expectativas de rendimiento específicas. Estas deficiencias, que pueden sumarse rápidamente y costar a una empresa una cantidad significativa de dinero, pueden no ser identificadas.

«El riesgo de descuidar los contratos es que una empresa puede terminar no obteniendo lo que especificó, los bienes y servicios clave no se entregarán y los descuentos de los proveedores pueden perderse en los bienes comprados», agrega Alder.

Si bien algunos pueden descartar la preparación del contrato por tener poco o nada que ver con los aspectos importantes de la relación de trabajo entre las partes contractuales, no cabe duda de que la gestión de contratos es una de las actividades cruciales para determinar el éxito de cualquier acuerdo comercial.

Gestión eficaz de contratos

Una etapa clave en el ciclo de vida del contrato es la implementación de un sistema de gestión de contratos efectivo. Esto debe identificar y resolver todos los problemas comerciales y de gestión de riesgos asociados con el contrato, así como la relación subyacente entre las partes.

Según Thomson Reuters ‘Top Ten Steps for Effective Contract Management’, los siguientes elementos deben ser considerados por aquellos encargados de negociar, redactar, finalizar y monitorear contratos.

En primer lugar, la investigación. Las partes deben investigar tanto los antecedentes comerciales y legales del contrato como la transacción propuesta y la relación comercial en la que se utilizará el contrato, con los representantes apropiados de la compañía entrevistados para determinar cómo ha evolucionado la relación.

En segundo lugar, la identificación. Las partes deben identificar los pasos que deben tomarse para cumplir con los requisitos de cualquier revisión de contratos y políticas y procedimientos de autoridad de firma que hayan sido establecidos por la compañía.

Tercero, documentar la relación. Una vez que haya una buena comprensión del alcance de la relación comercial propuesta, las partes deben identificar los contratos y los documentos relacionados para documentar la relación y completar cualquier transacción inmediata.

Cuarto, horario de tiempo y responsabilidad. Si la complejidad de la transacción propuesta lo justifica, las partes deben preparar un cronograma de tiempo y responsabilidad para la redacción, revisión, discusión, revisión y finalización de todos los elementos y actividades requeridos.

Quinto, negociar términos esenciales. Las partes deben negociar los términos esenciales de cada contrato y, si corresponde, preparar una hoja de términos o carta de entendimiento, para asegurarse de que las partes estén de acuerdo antes de gastar tiempo y esfuerzo en la preparación del contrato.

Sexto, redactar un contrato. Las partes deben preparar un borrador inicial de cada uno de los contratos requeridos y documentos relacionados o, en los casos en que la parte contraria sea responsable de la redacción, revisar el borrador inicial de dichos artículos preparado por la parte contraria.

Séptimo, prepararse para el cierre. Las partes deben prepararse para el cierre de la transacción, incluidas las reuniones previas al cierre y la preparación de listas de verificación y memorandos de cierre. Si se requieren certificados o consentimientos de terceros para que se finalicen los contratos, deben planificarse con suficiente antelación.

Octavo, supervisar la finalización. Una vez que se hayan cumplido todas las condiciones para la consumación de la relación comercial propuesta, las partes deben supervisar la finalización del cierre de la transacción, momento en el cual se ejecutan todos los contratos y documentos relacionados y se completa cualquier desempeño requerido al cierre.

Noveno, documentos finales. Una vez finalizado el cierre, las partes deben asegurarse de que todos los documentos de cierre estén organizados y de que se entreguen copias a todas las partes interesadas. Este es también el momento de asegurarse de que los archivos relacionados con la transacción puedan ser fácilmente accedidos en el futuro si surgen preguntas.

Finalmente, revisión en curso. Trabajando con los representantes de la empresa, las partes deben establecer un plan para la revisión continua del desempeño de cada una de las partes bajo los términos del contrato, al menos en aquellos casos en que el contrato sea a largo plazo y exija un cumplimiento continuo durante un período prolongado de tiempo.

«Si los archivadores están desbordados y los contratos no se gestionan de manera eficiente, como el incumplimiento de los plazos y la falta de control sobre quiénes son sus proveedores, entonces es hora de encontrar el sistema comercial adecuado», agrega Alder. «Los sistemas pueden marcar entregables clave y riesgos potenciales en la cadena de suministro que son consideraciones importantes».

Automatización

En muchos casos, no basta con que una empresa cuente con profesionales para gestionar contratos; Más bien, estos profesionales deben aumentarse con la presencia de procesos y compañeros de software para satisfacer las crecientes necesidades analíticas y de cumplimiento.

«Las principales ventajas de tener un sistema de software son los beneficios que aporta la automatización», señala Alder. «Los sistemas marcarán automáticamente las fechas de vencimiento en los contratos y qué bienes deben entregarse y cuándo, esencial para la mayoría de las empresas, y especialmente para los procesos de fabricación ajustada donde los componentes se entregan justo antes de unirse a la línea de producción.

«Dependiendo del negocio y del apetito por el desarrollo y la automatización, es probable que la mayoría de las empresas tengan algunos sistemas básicos en su lugar», continúa. «Existen soluciones asequibles y la mayoría de las empresas deberían esforzarse por implementarlas para que puedan centrarse en la estrategia de adquisición y cadena de suministro».

Hacer lo correcto

Aunque tradicionalmente se realiza a través del almacenamiento de carpetas y archivadores, este estilo de gestión de contratos está plagado de ineficiencias que restan valor a la eficiencia general de una empresa. Por el contrario, un servicio automatizado puede ayudar a liberar las muchas horas asociadas con la gestión de un contrato, creando así más valor.

«Un contrato bien redactado y acordado garantiza que todos entiendan sus obligaciones bajo los términos del acuerdo», afirma Alder. «Pero una relación exitosa es más que solo seguir la letra del contrato, también se trata del espíritu de la asociación.

«Las prácticas innovadoras o las condiciones de pago más favorables permiten invertir en sistemas como el software de gestión de contratos», concluye. «Hacer lo correcto significa que un proveedor permanece en el negocio y una empresa continúa obteniendo los bienes o servicios de calidad que ha trabajado tan duro para obtener».

Autor: Fraser Tennant