En todo el mundo empresarial el fraude y la corrupción son omnipresentes. Si bien se han realizado importantes esfuerzos para llevar a los culpables ante la justicia, aún queda camino por recorrer antes de que quienes exponen tales actos puedan hacerlo de manera segura y sin temor a represalias.

Aquí radica el dilema del denunciante. Ilustran el problema los datos recopilados como parte del Día Mundial de la Denuncia de irregularidades (DMH) el 23 de junio de 2023, que proporcionan una instantánea de las actitudes predominantes hacia la denuncia de irregularidades y el grado de confianza depositada en la voluntad de las organizaciones de proteger a los denunciantes.

En el Reino Unido, por ejemplo, uno de cada 10 empleados declaró haber sido testigo de posible corrupción, irregularidades o malas prácticas, señalan los datos del WDD. Sin embargo, aunque el 84 por ciento dijo que informaría lo que presenciaron, sólo el 69 por ciento lo hizo. Esto fue a pesar de que el 92 por ciento de los líderes de las organizaciones indicaron que probablemente actuarían ante los informes de denuncia de irregularidades si estuvieran al tanto de ellos.

Entonces, ¿qué es lo que impide que más denunciantes se presenten? Según los datos del WDD: (i) el 42 por ciento cree que no se tomarán medidas; (ii) el 44 por ciento teme represalias; (iii) el 45 por ciento cree que su organización no está comprometida éticamente; (iv) el 55 por ciento no quiere involucrarse; (v) el 57 por ciento cree que no hará la diferencia; y (vi) el 57 por ciento cree que no existe protección legal para los denunciantes.

Tampoco favorece la denuncia de irregularidades la falta de información procedente de los propios empleadores. Como lo destacan los datos del WDD, solo el 57 por ciento de los empleados del Reino Unido saben que su empleador tiene una política de denuncia de irregularidades, solo el 39 por ciento de las organizaciones promueven la educación sobre denuncia de irregularidades entre su fuerza laboral y solo el 17 por ciento de las organizaciones utilizan un canal de denuncia de irregularidades independiente e imparcial.

En opinión de Chris Preston, fundador de Culture Builders, las respuestas a la denuncia de irregularidades se pueden dividir a grandes rasgos en tres categorías. En primer lugar, las organizaciones que tienen un enfoque saludable al respecto y lo acogen como un respaldo para garantizar el buen comportamiento. En segundo lugar, las organizaciones que no han logrado crear una política y un proceso claros, simplemente porque no lo sintieron necesario, no tenían la capacidad o no sabían cómo empezar. Y en tercer lugar, las organizaciones que saben que se están produciendo malas prácticas y comportamientos, pero prefieren hacer la vista gorda ante el problema, probablemente porque los propios líderes son parte del problema.

«Es un continuo: desde ‘cumplidor’ hasta ‘no preparado’ y terminando en ‘culpable'», añade Preston. «En el medio, hay una sensación de ‘cabeza en la arena’: algunas organizaciones, y a menudo en los niveles superiores, no son conscientes de lo que está sucediendo y, por lo tanto, no lo sienten como una prioridad».

“ En un panorama cambiante, la denuncia de irregularidades ha pasado de ser vista como una mentalidad de ‘alborotadores’ a ser parte de un diálogo saludable entre una organización y su fuerza laboral. «

Además, este enfoque de «cabeza en la arena» muchas veces tiene sus raíces en factores culturales, observa Cláudia Fernandes Martins, socia de Macedo Vitorino. “El término ‘denunciante’ conlleva una connotación negativa, junto con el temor a las consecuencias de la denuncia, como represalias por parte del empleador o de los colegas del denunciante”, afirma. “Las organizaciones pueden mostrarse reacias a reconocer su posible incumplimiento y la existencia de problemas que deben abordarse.

«Sin embargo, la denuncia de irregularidades es una ‘herramienta de cumplimiento’ crucial para prevenir malas conductas, incluida la corrupción y el comportamiento poco ético, especialmente en el sector público», continúa. «Sirve como un poderoso mecanismo para que las organizaciones mantengan estándares éticos, transparencia y cumplimiento legal».

Componentes principales

Una cultura en el lugar de trabajo donde la existencia de un programa de denuncia de irregularidades sea la norma y no la excepción es esencial si las organizaciones toman en serio actuar ante informes de posible corrupción, irregularidades o malas prácticas, así como para minimizar los costos asociados con la investigación de actividades de esta naturaleza.

«Un programa de denuncia de irregularidades debe tener límites realmente claros y dejar claro qué está y qué no está cubierto por la política, así como dónde se debe buscar ayuda», explica Preston. «Si se hace correctamente, un programa de este tipo puede convertirse en un motivo de orgullo para la organización y en algo que genere confianza en los líderes y demuestre una propuesta de valor más sólida para los empleados».

Según el análisis de 2023 de Weil, Gotshal & Manges LLP – ‘Implementación de una política de denuncia de irregularidades efectiva’ – hay varios pasos prácticos, que se describen a continuación, que las organizaciones pueden tomar para implementar y mantener políticas y procedimientos de denuncia de irregularidades eficaces.

En primer lugar, fomentar una cultura que conduzca a la divulgación. Las organizaciones deberían ver su programa de denuncia de irregularidades como una oportunidad, no como una amenaza. Si la dirección de una empresa no se involucra adecuadamente con la denuncia de irregularidades o se niega a respaldarla, los empleados perderán la confianza y el programa de denuncia de irregularidades no logrará su propósito. Fundamentalmente, esto aumentará el riesgo de divulgación a terceros, como la prensa o las redes sociales.

En segundo lugar, establezca el tono adecuado. Un posible denunciante se encontrará en una posición difícil cuando considere realizar un informe que implique a sus colegas. Establecer el tono correcto iniciando la política de denuncia de irregularidades con una introducción alentadora y transmitiendo que el empleador tratará las revelaciones con simpatía y, cuando sea posible, de manera confidencial, ayudará a demostrar que los denunciantes serán considerados como un activo, no como una amenaza, y alentará la divulgación.

En tercer lugar, enviar el mensaje correcto, de la manera correcta. Una política de denuncia de irregularidades eficaz debe equilibrar los intereses del denunciante y los de la organización. Los beneficios para una empresa pueden ser numerosos. Sin embargo, una política de denuncia de irregularidades también debería comunicar sus beneficios a los empleados, incluido el altruismo y la ayuda a mejorar las prácticas comerciales. Los medios de comunicación también deben ser lo más fáciles de usar posible.

Cuarto, conozca la ley. Las organizaciones deben mantenerse actualizadas con los avances legislativos y las últimas orientaciones y garantizar que las políticas y procedimientos se revisen al menos una vez al año para reflejar los avances legales o los cambios en las mejores prácticas. Busque asesoramiento legal para garantizar que la política de denuncia de irregularidades sea efectiva, para ayudar a reducir el riesgo legal y la responsabilidad potencial, y para garantizar que funcione en armonía con otras políticas y procedimientos existentes.

Por último, maneje los informes de manera efectiva. Manejar eficazmente las denuncias de irregularidades es fundamental para el éxito de una política. Por lo tanto, es importante que las organizaciones garanticen que el canal de denuncia sea seguro y confidencial, que las denuncias sean investigadas con prontitud y manejadas por las personas adecuadas. La atención posterior a la denuncia y la no represalia son claves para desarrollar y mantener la confianza en el procedimiento, por lo que se deben considerar los derechos de los denunciantes, así como los de los empleados que son objeto de denuncias.

«Crear una cultura en la que la denuncia de irregularidades se considere una acción positiva y constructiva es de suma importancia», señala la señora Martins. «Esto implica comunicar la importancia del programa a todos los empleados, proporcionar políticas y procedimientos claros y concisos, proteger a los denunciantes de represalias y tomar los informes en serio mientras se garantiza que se tomen las medidas adecuadas».

Evidencia empírica

Un desafío clave para las organizaciones al desarrollar un programa de denuncia de irregularidades es encontrar evidencia empírica para evaluar los sistemas existentes. Estas pruebas pueden desempeñar un papel crucial en todo el ciclo de vida de un programa de denuncia de irregularidades, desde su diseño e implementación hasta la demostración de su eficacia.

«Los datos sobre informes anteriores de denuncia de irregularidades y sus resultados pueden servir de base para el diseño inicial y la implementación del programa», coincide la señora Martins. “Por ejemplo, si se denuncian con frecuencia ciertos tipos de mala conducta, el programa se puede adaptar para abordar estas cuestiones específicas. Estos datos pueden guiar la creación de mecanismos de denuncia, estrategias de comunicación y medidas de protección de denunciantes eficaces.

“A medida que funciona el programa, la recopilación continua de evidencia empírica ayuda a medir su eficacia. La información sobre el número de denuncias, su resolución y el impacto a la hora de abordar las faltas de conducta puede proporcionar pruebas concretas del éxito del programa”, continúa. «Esta evidencia se puede utilizar para ganarse la confianza de las partes interesadas, tanto interna como externamente, y para mejorar continuamente el programa».

La evidencia empírica, en opinión del Sr. Preston, aunque absolutamente necesaria, a menudo es difícil de cuantificar. “Estamos hablando de casos, más que de estadísticas”, explica. “Las irregularidades en términos de prácticas comerciales, malversación de fondos y actividad privilegiada se prestan bien a datos y pruebas sólidas. Sin embargo, el acoso, las prácticas de la gente y la mala cultura no son nada fáciles de denunciar y dar pruebas sólidas”.

Efectividad de medición

Para que siga siendo adecuado para su propósito, un programa de denuncia de irregularidades debe estar sujeto a revisiones y mejoras continuas, y su eficacia se mide por el nivel general de transparencia, cumplimiento y responsabilidad que genera en toda la organización.

En opinión de la señora Martins, esa eficacia debería basarse en: (i) el número y los tipos de denuncias recibidas; (ii) los resultados de las investigaciones de denuncia de irregularidades; (iii) las acciones tomadas por la organización en respuesta a las denuncias de irregularidades; y (iv) el impacto de la denuncia de irregularidades en la ética, la cultura y la conducta de la organización.

«Hay que subirse a la báscula para ver si se está perdiendo peso», opina Preston. “Entonces, ¿cómo mide actualmente una organización su cultura? Si las organizaciones ven la denuncia de irregularidades como una forma de mejorar las cosas, entonces aceptan que la implementación de una política positiva hará avanzar las cosas o verifican periódicamente la cultura y observan cómo aumentan los factores clave.

“Lo ideal es que sea una mezcla de ambos”, continúa. “Lo que no es un director ejecutivo que diga con orgullo ‘las cosas van muy bien, no hemos recibido ningún informe’. La falta de denuncia de irregularidades no es evidencia de una cultura fuerte. Podría serlo, pero también podría ser una señal de que la gente está aterrorizada por las consecuencias si levantan la mano ante las malas acciones”.

Alcanzar aspiraciones

En un panorama cambiante, la denuncia de irregularidades ha pasado de ser vista como la mentalidad de los «alborotadores» a ser parte de un diálogo saludable entre una organización y su fuerza laboral, fortaleciendo los programas de cumplimiento corporativo y reconociendo el papel fundamental que los denunciantes deben desempeñar al exponer malas prácticas.

«Los denunciantes exigen que las empresas rindan cuentas y promueven la transparencia», resume la señora Martins. “Las organizaciones deberían acoger a los denunciantes y centrarse en programas de denuncia eficaces para construir una cultura de integridad, confianza y cumplimiento.

«Estos programas permiten denunciar faltas de conducta, permitiendo una rápida resolución de problemas que podrían dañar la reputación y la integridad de una organización», continúa. «La denuncia de irregularidades es crucial para mantener los estándares legales y éticos, promoviendo así una cultura de cumplimiento».

Para Preston, no hay duda de que la denuncia de irregularidades ha fortalecido el cumplimiento y ayudado a construir mejores culturas. “Ser capaz de denunciar irregularidades sin temor a represalias crea una poderosa razón para ‘ser bueno’ y genera conversaciones adecuadas sobre cómo una organización quiere realizar su negocio”, concluye. “Las organizaciones con culturas realmente fuertes no necesitan una política de denuncia de irregularidades porque su gente se siente segura al denunciar los problemas que surjan. Es una aspiración, lo sé, pero es buena”.

Fuente: Fraser Tennant