Con el teletrabajo como la nueva norma, abunda la especulación de que los días de las oficinas podrían estar contados. Incluso la perspectiva a largo plazo de los modelos híbridos de trabajo está generando preguntas sobre el espacio de oficinas y las oportunidades de reducción.

En septiembre de 2020, más de la mitad de los directores del Reino Unido dijeron que planeaban recortar el espacio administrativo a medida que el personal se trasladaba de forma más permanente a trabajar desde casa, según una encuesta realizada por el Instituto de Directores. Se descubrió que el confinamiento había dado lugar a que muchas personas adoptaran el teletrabajo como la opción predeterminada: más de cuatro de cada 10 dijeron que una de las razones principales era que trabajar desde casa estaba demostrando ser más efectivo que su metodología anterior.

Paul Howells, director ejecutivo de la empresa de inversión y desarrollo inmobiliario Accumulate Capital, dice que la pandemia está haciendo que las empresas vean las oficinas y las propiedades comerciales de una manera diferente. “El aumento en el trabajo remoto probablemente hará que las empresas busquen espacios de trabajo más pequeños y flexibles. Los días en que una empresa poseía o alquilaba una oficina con un escritorio para cada miembro del personal están llegando a su fin; en realidad, esta tendencia ya estaba tomando forma, pero la crisis del coronavirus la ha acelerado enormemente”.

Si su empresa está reconsiderando su estrategia de oficina, ¿cuáles son las consideraciones clave para asegurarse de no tomar una decisión de la que se arrepienta en el futuro? David Laws, socio de la consultora de propiedades comerciales Matthews & Goodman, dice que lo más importante es no entrar en pánico y apresurarse a tomar decisiones instintivas basadas en el aquí y ahora.

En particular, hay una diferenciación importante que hacer entre las reducciones de personal previstas como resultado de cambios fundamentales en su negocio y los cambios a corto plazo. “Si el mercado ha evolucionado y su servicio o producto ya no tiene demanda, entonces eso requiere una revisión estratégica del negocio y, como consecuencia, una revisión profunda de sus requisitos ocupacionales”, dice Laws.

Las leyes destacan varias áreas clave que sustentan cualquier estrategia de ocupación del lugar de trabajo:

Plazos del arrendamiento: ¿Se está acercando a una interrupción del arrendamiento o al vencimiento del plazo del arrendamiento? ¿Se le permite subarrendar el espacio excedente a un tercero? ¿Puede el arrendador acomodar su negocio en un espacio más pequeño, en otro edificio de su propiedad? ¿Qué tan dispuesto está el arrendador a considerar la idea de que usted se mude o se mude a otra parte del edificio? Es posible que deseen el espacio para otro inquilino, que está creciendo en lugar de reducirse y, por lo tanto, representa una mejor perspectiva.

Cómo piensa utilizar el espacio: ¿Presentará una estrategia de lugar de trabajo combinada en la que los empleados tengan la opción de trabajar desde casa, trabajar en la oficina unos días a la semana o trabajar desde cualquier lugar?

¿Cómo lleva a cabo su negocio? En relación con el punto anterior, ¿por qué los empleados vendrán a la oficina? Si es principalmente para reuniones, necesita reconfigurar la oficina para reducir el espacio del escritorio y aumentar la cantidad de salas de reuniones y / o espacios de colaboración informal.

Ubicación: ¿la ubicación de la oficina todavía cumple con su marca, reclutamiento, objetivos estratégicos?

Presupuesto: ¿la reducción de personal es un problema operacional (es decir, se ha reducido el número de empleados o el número que ingresa a la oficina, o ha cambiado la forma en que realiza sus negocios), o es simplemente demasiado caro en términos de precio por pie cuadrado?

El trabajo remoto tiene costos y beneficios

Cerrar o reducir el tamaño de su oficina ofrece el potencial de ahorro, no solo en términos de alquiler, sino también en costos asociados, como facturas de servicios públicos, suministros de oficina y viáticos para el personal. Sin embargo, deberá tener en cuenta los costos adicionales en los que puede incurrir el cambio a un modelo de trabajo más remoto, como la inversión requerida en infraestructura de TI, dice David Morel, CEO de Tiger Recruitment.

No tiene mucho sentido hacer ahorros generales solo para perder ingresos porque la productividad de los empleados está sufriendo y no están logrando sus objetivos. “Más allá de la productividad, es importante considerar el impacto de más trabajo remoto y menos tiempo de oficina en la satisfacción y la salud mental de los empleados. Es posible que la gente se las haya arreglado bien durante la pandemia, pero ¿cómo se las arreglarán si el arreglo se vuelve más permanente? » Pregunta Morel.

En última instancia, el tamaño y la ubicación de su lugar de trabajo es una cuestión táctica, agrega Laws. “El impulsor crítico de la decisión estratégica es el plan de negocios, en particular los objetivos estratégicos y financieros de la empresa, así como sus ambiciones y aspiraciones de ‘marca’. Esto determina la ubicación, el tamaño y el plan ocupacional. Pero sobre todo, cuando se trata de desarrollar estrategias ocupacionales, siempre hay que pensar en términos de planificación a tres y cinco años ”.

Cualquiera que sea su decisión, las organizaciones necesitan una comprensión más completa de la experiencia de sus empleados para modelar con precisión su panorama laboral posterior a la pandemia y los expertos advierten que mantener a los empleados informados sobre cómo probablemente evolucionará la configuración de trabajo del hogar / oficina es esencial para evitar un crisis de confianza.

“En tiempos de cambio, los empleados deben saber qué esperar de su lugar de trabajo cuando termine la turbulencia”, dice la Dra. Peggie Rothe, directora de conocimientos e investigación de Leesman, experta en experiencia en el lugar de trabajo para empleados. «Sin esta claridad, los empleadores corren el riesgo de perder a los empleados que han pasado años desarrollando».

Andrew Glynn, socio senior del bufete de abogados TLT, dice que a pesar de las preocupaciones de que el confinamiento ha tenido efectos negativos en la cultura, el aprendizaje, la tutoría y el bienestar, su análisis y discusiones con los clientes indican un deseo de reducir el espacio de oficina en un tercio.

ocos quieren trabajar desde casa exclusivamente, pero la mayoría quiere dedicar una parte material de su semana laboral a hacerlo. Si queremos cumplir con esas expectativas, la naturaleza y la escala de la huella de nuestra oficina seguramente se verán afectadas ”, dice Glynn. Ya sea que sea el momento de rediseñar por completo el espacio de la oficina para adaptarse a una nueva normalidad o replicar lo que ya tenemos solo en un espacio reducido, solo el tiempo lo dirá.

Fuente: https://www.icaew.com/